Оцифровка документов – неотъемлемая составляющая процесса перехода от бумажного делопроизводства к работе с электронной документации и организации цифрового архива. Для этого каждый бумажный документ, который находится в работе и архивном хранилище, проходит обработку для перевода в электронный вид – сканирование, атрибутирование и загрузку в систему электронного документооборота.
При необходимости оцифровки большого объема бумажного массива и постоянного потока входящей документации, специалисты используют технологию потокового сканирования. С помощью сканера поточного типа и специализированного программного обеспечения процесс обработки документов автоматизируется, что значительно ускоряет и облегчает работу.
Как происходит потоковое сканирование
- Оператор загружает пачку бумажных документов в лоток сканера и нажимает кнопку запуска, остальные действия система осуществляет автоматически.
- Параллельно с процессом сканирования выполняется проверка первого уровня – оператор просматривает изображения на мониторе и отправляет на повторную оцифровку документы, скан-образы которых не имеют должного качества. При необходимости оператор может менять настройки, чтобы получить хорошее изображение при сканировании бумаг плохого качества.
- Каждому отсканированному документу присваивается уникальный штрихкод для возможности его дальнейшего распознавания. Печать штрихкода наносится непосредственно на электронный документ или на отдельную страницу, прилагающуюся к нему.
- Верификация данных с отметкой проблемных мест и маркировкой для передачи на стадию коррекции.
- Дополнительная обработка – цветокоррекция, улучшение четкости текста и рисунка, устранение загрязнений и пятен, заломов, сгибов и пр. дефектов.
- Отправка скан-образов в базу данных – осуществляется автоматически. Отсканированные файлы преобразуются в заданный формат (pdf, tiff, jpeg, png, bnp, gif) и размещаются в регистрационные карточки в соответствии со штрихкодом.
Оборудование для массового сканирования
Потоковые сканеры изначально рассчитаны на многостраничную обработку документов, способны отсканировать около 1000 листов за час. Оборудование работает с непрозрачными и полупрозрачными исходниками, так как в основе находится метод отражения света от поверхности. Возможна оцифровка любых материалов – листов формата от А10 до А0, толщиной до 1,5 мм, а также пластиковых и визитных карточек.
Потоковые модели оснащены следующими функциями:
- ультразвуковой датчик для определения слипшихся листов;
- технология пропуска пустых страниц;
- сохранение сканов с разным штрихкодом в различные файлы;
- автоматическая система определения формата документа;
- распознавание и корректировка наклона листа.
Система позволяет сканировать листы в двухстороннем режиме за один проход, что значительно ускоряет процесс при сохранении качества результата.
Преимущества автоматического сканирования документов
- Оперативная обработка большого объема бумаг.
- Быстрый ввод документов в заданную информационную систему.
- Снижение трудозатрат и рабочего времени сотрудников на ввод документов.
- Значительное уменьшение ошибок при вводе документации.
- Повышение эффективности управления документами.
Зачем нужно сканировать бумажные документы
Практичность
Электронная документация не стареет, не подвергается механическим повреждениям и воздействию внешней среды, ее невозможно потерять.
Безопасность
Сканы защищены от злоумышленников и несанкционированного удаления. Информация открывается только лицам с правом доступа.
Быстрый поиск
Отыскать нужный документ можно за считанные секунды по имени файла или ключевому слову. Информация открывается на экране ПК, телефона или планшета. Доступ – круглосуточный.
Удобство работы
Электронные документы легко редактировать, размножать, пересылать, с ними может одновременно работать неограниченное количество пользователей.
Экономичность
Перевод бумаг в цифровой вид освобождает место в помещении, снижает затраты на обслуживание бумажного хранилища, позволяет уменьшить нагрузку на участок ксерокопирования и количество работников.
Стоимость автоматического сканирования
Цена услуги зависит от формата документов и объема бумажного массива. Чем больше формат, тем дороже обойдется перевод информации в электронный вид. Однако, чем большее количество листов подлежит обработке, тем дешевле будет стоить работа с каждым экземпляром. Чтобы осуществить перевод большого объема бумаг в цифровой вид, лучше обратиться к крупному подрядчику с внушительным парком оборудования, что позволит сэкономить время и деньги, получить действительно качественную услугу.