Индексация документов

Компания «Цифровой архив» предоставляет услуги индексации документов в Москве. Предоставляем полный комплекс работ. Оперативно решаем задачи любого объема и сложности. Качество услуг и цены приятно удивят клиентов.

Зачем нужно индексирование документов

Для эффективного использования электронной документации необходимо не только отсканировать бумажные документы, но и получить возможность их поиска в системе с помощью ключевых слов. Решение такой задачи обеспечивает индексирование электронных документов, то есть присвоение цифровым образам идентификационных признаков, по которым пользователь быстро найдет нужную информацию в базе данных.

Индексация цифровой документации позволяет создать базу данных, загрузить ее в единую систему и работать с информацией без использования бумажных документов. Это обеспечивает следующие преимущества для организации:

• повышает эффективность работы сотрудников на всех этапах делопроизводства;
• оптимизирует документооборот;
• высвобождает полезные площади офисных помещений и разгружает рабочие места сотрудников;
• обеспечивает быстрый и удобный доступ к информации с любого устройства и в любое время суток;
• гарантирует защиту материалов от естественного износа, механических повреждений и воздействия внешней среды, исключает риск утери или кражи.

Что мы предлагаем

Наша компания работает с бумажными документами различной сложности, в том числе:

• рукописными текстами (информация может быть полностью или частично написана от руки);
• документами, написанными на печатной машинке;
• ветхими бумагами, с выцветшим текстом, частично утраченной информацией, пр.

При проведении работ осуществляется многоуровневая проверка качества индексированных документов.

Как мы проводим индексацию документов

1. Экспертиза. Для определения структуры, состояния и объема бумажного массива. По результатам подбирается технология сканирования и оборудование, рассчитывается стоимость услуги и сроки выполнения работ.
2. Определение полей документа для индексации. На данном этапе клиент определяется с данными, которые бы он хотел использовать для поиска документа в системе. Чаще всего выбирается дата создания, номер или наименование, реквизиты контрагента.
3. Сканирование бумажного носителя. У нас имеются разноплановые сканеры, позволяющие получить качественные сканы с документации любой сложности. Для больших объемов обычных документов наиболее подойдет ретроконверсия – метод с использованием поточных сканеров, обеспечивающих высокую скорость решения поставленных задач и получение сканов отличного качества.
4. Контроль. Сверка полученных сканов с бумажными носителями.
5. Дополнительная обработка электронных образов. На данном этапе проводится постраничное и построчное выравнивание, корректируется цветопередача, улучшается четкость текста и изображений, устраняются дефекты.
6. Распознавание текста документа.
7. Автоматическая индексация полей для типовых документов, либо ручная атрибуция оператором.
8. Проведение процедуры верификации. Сверка индексов со сканом документа или двойной ввод данных, если информация вводилась вручную.
9. Загрузка проиндексированных электронных документов в информационную систему..

Наша компания выполнит индексирование документации в собственном центре или на территории клиента – в этом случае на место выезжают мобильные бригады со всем необходимым оборудованием.

Для консультации, уточнения цены индексации документов и оформления заказа звоните нам по телефону 8 (495) 744-33-25 или оставляйте заявку на сайте.