AI Цифровой архив

AI-сервис структурированного хранения электронных документов – централизованное хранилище с автоматическим определением типов документов, анализом текста, извлечением атрибутов и удобным табличным интерфейсом.

Оставьте заявку

Даю согласие на обработку данных

Единое пространство для ваших документов

Цифровой архив – это не папка в облаке. Это интеллектуальная система, где каждый файл превращается в структурированную запись с набором атрибутов. Загружая документ, система автоматически обрабатывает его с помощью AI-алгоритмов: определяет тип, извлекает ключевые поля (дату, номер, сумму, контрагента) и сохраняет информацию в базу данных.

Автоанализ

Сокращаем время на ручной ввод данных до 95%. AI автоматически определяет тип документа и извлекает ключевые атрибуты.

Распознавание (OCR)

Преобразуем сканы и фотографии в редактируемый, машиночитаемый текст с высокой точностью.

Табличный вид

Работайте с архивом как с базой данных – фильтруйте, ищите, группируйте и экспортируйте данные за секунды.

Интеграция

Передавайте данные напрямую в 1С, CRM, ERP и любые другие учётные системы через API.

Было / Стало: новый подход к хранению документов

Сравните, как выглядит работа с документами до и после внедрения цифрового архива. Разница – не просто в скорости, а в качестве доступа к информации и управляемости данных.

Было: Хаотичное хранение файлов

Файлы без структуры

Документы хранятся в папках с произвольными именами. Поиск занимает часы.

Ручной ввод данных

Требует времени и неизбежно приводит к ошибкам.

Нет аналитики

Документы – это просто файлы. Невозможно быстро сформировать выборку или получить сводную информацию.

Стало: AI-структурированный архив

Автоматическое извлечение атрибутов

AI определяет тип документа и извлекает: дату, номер, сумму, контрагента – без участия человека.

Поиск по атрибутам и содержимому

Любой документ находится за секунды по реквизитам или ключевому слову.

Сквозная аналитика

Структурированные данные доступны для анализа, формирования отчетов и выборок.

Области применения

AI Цифрового архива подходит для хранения различных типов документов, используемых в бизнес-процессах и документообороте. Гибкая структура позволяет адаптировать архив под специфику вашей отрасли.

Финансовые и бухгалтерские документы

Счета, счета-фактуры, УПД, товарные накладные (ТОРГ-12), платежные поручения, авансовые отчеты и др.

Юридические документы

Договоры, соглашения, доверенности, судебные документы и др.

Кадровые документы

Личные дела, приказы, трудовые договоры, резюме и др.

Медицинские документы

Выписки, карты, результаты анализов, справки и др.

Проектные и технические документы

Чертежи, карты, спецификации, проектная документация (форматы до А1+)и др.

Архивные и библиотеки

Книги, периодика, научные архивы, фотоматериалы (пленки, негативы) и др.

Маркетинговые документы

Анкеты, исследования рынка, отчеты, анализ ЦА и др.

Визуализация данных : работайте с архивом как с базой данных

Все документы отображаются в виде структурированной таблицы, где каждая строка – отдельный документ, а столбцы содержат извлечённые атрибуты. Доступны функции фильтрации, группировки, сортировки и поиска по различным параметрам.

Документ	Тип	Дата	Номер	Контрагент	Статус
Счет-фактура.pdf	Финансовый документ	12.03.2025	SF-1284	ООО «Альфа»	Проверен
Договор_поставки.pdf	Юридический документ	18.02.2025	D-451	ООО «Бета»	В работе
Анкета_кандидата.jpg	HR документ	04.04.2025	HR-993	Иванов И.И.	Распознан

Фильтрация и сортировка

Быстро формируйте выборки по контрагенту, дате или сумме.

Массовое редактирование

Обновляйте атрибуты для сотен документов за раз.

Экспорт данных

Выгружайте структурированную информацию в Excel или CSV для отчетности.

Технология: OCR и AI – два уровня обработки

Сервис сочетает OCR-распознавание для преобразования текста и AI-алгоритмы для интеллектуального извлечения атрибутов. Вместе они формируют мощный инструмент для автоматизации документооборота.

OCR (распознавание текста)

Технология OCR преобразует текст из PDF, сканов и изображений в редактируемый формат. Это основа для полнотекстового поиска. Работает даже со сложными носителями:

сканы низкого качества
фотографии документов
рукописный текст
смешанные документы

AI (интеллектуальный анализ)

AI-алгоритмы автоматически определяют тип документа и извлекают ключевые атрибуты: номер, дата, сумма, контрагент, стороны, срок действия, персональные данные.

Автоматическое определение типа документа
Извлечение ключевых полей без участия человека
Сохранение атрибутов в структурированную базу данных

Как мы работаем: от бумаги к структурированным данным

Полный цикл работ по оцифровки где каждый этап автоматизирован.

Сканирование документов

Сканируем на собственном производстве или работаем на вашей территории.

OCR-распознавание

Преобразуем содержимое в машиночитаемый текст, сохраняя структуру таблиц и полей.

AI-извлечение атрибутов и индексация

AI определяет типы документов и извлекает атрибуты (дату, номер, сумму, контрагента).

Загрузка в ваш Цифровой архив или интеграция

Готовый электронный архив или загрузка данных напрямую в вашу СЭД/CRM/ERP через API.

Ключевые преимущества для вашего бизнеса

Ключевые преимущества AI-сервиса цифрового архива:

Единое цифровое хранилище

Цифровой архив консолидирует данные из разных источников: СБИС, Диадок, Контур, Такском, 1С, SAP

Повышение эффективности

Поиск любого документа занимает секунды, а не часы. Скорость работы сотрудников растет многократно.

Безопасность данных

Соблюдаем требования 152-ФЗ. Контроль доступа, разграничение прав и защита персональных данных.

Прозрачность

Полный аудит действий с документами, исключение риска потери и повреждения оригиналов.

Гибкость

Работаем по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Предлагаем полный цикл «под ключ» или аренду оборудования для самостоятельного сканирования.

Быстрый старт и поддержка

Внедрение решения за 1–3 дня, обучение персонала, техническая поддержка 24/7.

Получить индивидуальное коммерческое предложение

Интеграция с вашими системами через API

Мы не создаем еще одну «золотую клетку» для ваших данных. Цифровой архив легко интегрируется с вашей IT-инфраструктурой.

Автоматическая передача данных

Цифровой архив может синхронизировать поток документов с 1С, CRM, ERP и другими корпоративными системами.

Гибкие настройки

Кастомизируем сценарии обмена данными под требования вашего бизнеса.

Единое окно управления

Используйте документы в привычных вам рабочих процессах и мобильных приложениях.

Часто задаваемые вопросы

Ответы на ключевые вопросы об оцифровке документов и электронных архивах

Что такое цифровой архив документов?

Цифровой (электронный) архив – это структурированная база данных для удобного хранения, поиска и управления оцифрованными документами. Мы создаём такие архивы под ключ.

Работаете вы в регионах?

Работаем по всем регионам Российской Федерации, обеспечивая единый стандарт оцифровки и хранения документов независимо от географии. Наши услуги подходят для компаний с распределенной структурой и филиальной сетью.

Что включает услуга оцифровки документов?

Полный цикл «под ключ»: бережный вывоз документов (или выездное сканирование), сканирование, индексация, OCR-распознавание, загрузка в вашу корпоративную систему (СЭД, ЭДО) или в наш электронный архив.

С какими типами документов вы работаете?

Оцифровываем любые документы, включая: бухгалтерские (счета, накладные, акты), юридические (договоры, судебные дела, приказы), банковские (кредитные досье, выписки, платёжные поручения), архивные и библиотечные фонды (редкие книги, научные архивы, кадровые документы), научно‑проектные (чертежи, карты, техническая документация).

Участвуете ли вы в государственных закупках?

Заключаем договоры по результатам тендерных процедур в соответствии с требованиями 44-ФЗ и 223-ФЗ, обеспечивая прозрачность, соблюдение сроков и технического задания.

Можно ли оцифровать большие архивы?

Да. Мы работаем с любыми объёмами: более 1000 завершённых проектов, 120 миллионов отсканированных листов. Используем поточное сканирование для массовых документов и специализированное оборудование для сложных материалов.

Как происходит процесс оцифровки?

Процесс включает: подготовку (вывоз документов или выезд специалистов), сканирование (поточное, планетарное, широкоформатное), индексацию и OCR‑распознавание, загрузку в электронный архив или интеграцию с вашей системой.

Можно ли интегрировать архив с корпоративными системами?

Да. Мы загружаем документы в вашу существующую систему (ЭДО, СЭД) или в наш электронный архив. По требованию заказчика возможна настройка интеграции с учётными системами.

Где хранятся документы?

Вы выбираете: либо в вашей корпоративной системе, либо в нашем электронном архиве.

Насколько безопасны данные?

Мы обеспечиваем информационную безопасность: документы недоступны третьим лицам, соблюдаем требования по защите конфиденциальной информации.

Можно ли выполнять работы без вывоза документов?

Да, доступно выездное сканирование. Наши специалисты работают прямо в офисе клиента, если документы нельзя вывозить.

Сколько стоит оцифровка документов?

Стоимость зависит от объёма, типа документов, их состояния, требований к индексации и необходимости интеграции. Оставьте заявку – мы подготовим индивидуальное предложение.

Что даёт внедрение электронного архива?

✅ снижение затрат на аренду площадей и обслуживание, ✅ быстрый доступ и поиск (секунды вместо часов), ✅ защита от рисков потери и повреждения, ✅ удобство удалённой работы с документами, ✅ соблюдение требований безопасности и конфиденциальности.

Наши клиенты

Получить консультацию