Перевод документов в электронный вид

В электронный вид можно перевести различные документы на бумажных носителях. Для этого используют профессиональные сканеры, предназначенные для перевода в цифровой вид документов, невзирая на их размер и качественные характеристики. Допускается сканирование расшитых и скрепленных экземпляров.

Чаще всего переводят в электронную форму следующие виды документов:

• первичная бухгалтерская документация;
• документы организационно-распорядительного типа в виде решений, приказов, инструкций, распоряжений;
• материалы технологического и конструкторского направления, это может быть схема, спецификация, чертеж, модель;
• клиентское досье;
• кадровая документация (трудовая книжка, личное дело, трудовой контракт);
• документы коммерческого типа, к ним относится контракт и договор;
• материалы информационного характера, такие как докладная, акт, справка.

Для перевода документов бухгалтерского, кадрового или технического направления в электронный вид мы применяем профессиональные документные сканеры и ПО для обработки полученных скан-образов.

Прежде чем переводить бумажный архив в цифровой следует составить детальное техническое задание с подробным описанием требований к цветовому решению документации, качеству сканирования. Выбор метода напрямую зависит от того какого вида документ: сшитый или расшитый. По типу исходника и количеству листов, подлежащих переводу в электронный вариант, подбирается оборудование. Варианты сканеров:

• потоковый;
• широкоформатный;
• планшетный;
• планетарный.

Оцифровку небольшого объема документов расшитого типа формата А4 можно произвести привычным бытовым сканером. Большое количество бумаг обработать в самый короткий срок поможет профессиональное оборудование.

Техзадание должно содержать сведения об индексации документов, формате конечного результата.

Процедура перевода документов бумажного типа в электронный вид следующая:

• документы готовят к оцифровке, расшивают, устраняют скрепки;
• выполняется сканирование на профессиональных сканерах;
• формируются многостраничные файлы
• скан-образы проверяют на предмет дефектов;
• графические образы подвергают обработке, в процессе которой устраняют шумы, меняют геометрию образа, корректируют поворот;
• бумажные документы возвращаются в исходный вид;
• документы индексируются по заданным параметрам для дальнейшего поиска по ним;

Высоких результатов сканирования удается достичь путем строгого соблюдения всех правил процедуры, для этого лучше доверить оцифровку опытным специалистам.

Сотрудники ООО «Цифровой архив» выполнят перевод документов в электронный вид быстро и качественно. Мы готовы взяться за оцифровку материалов любого типа, формата и объема. Наши специалисты успешно выполнили ряд проектов, о чем свидетельствуют многочисленные отзывы благодарных клиентов.

Плюсы перевода документов электронный вид следующие:

• упорядоченные документы;
• простой поиск нужного документа;
• отсутствие рисков потери документов и ухудшения физических свойств;
• возможность воспользоваться файлом удаленно, независимо от местонахождения пользователя;
• цифровая информация максимально защищена от несанкционированного доступа;
• возможность контролировать права доступа сотрудников к данным;
• формирование общей базы документации.

С помощью перевода бумажных носителей в электронный вид компаниям удается оптимизировать различные процессы, относящиеся к делопроизводству и данным. Наши специалисты помогут с переводом на цифровой вариант. Получить детальную консультацию от менеджеров компании можно по телефону, указанному на сайте.