В каждой компании периодически скапливается большой объем документов с текстовой и графической информацией. Бумаги размещаются в офисе и в архиве, занимают много места, требуют особых условий хранения. Чтобы снизить трудовые и финансовые траты на хранение бумажных массивов из однотипных документов можно перевести в электронный вид с помощью пакетного (автоматического, потокового) сканирования.
Что это такое и как происходит
Потоковое сканирование представляет собой перевод большого количества бумаг в электронный вид в полуавтоматическом режиме. В работе используются поточные сканеры – оборудование с высокой производительностью (до 200 изображений в минуту).
Рабочий процесс происходит с минимальным вмешательством человека – оператор настраивает сканер и укладывает пачку расшитых документов в специальный лоток с автоматической подачей. С помощью роликов автоподатчика листы перемещаются и проходят перед считывающей системой, которая преобразует полученную информацию в электронный вид. Каждое отсканированное изображение можно сохранить в отдельный файл или они все вместе могут быть собраны в одной электронной папке.
Высокая скорость сканирования не снижает качества результата – тексты легко читаются, изображения получаются четкими и детализированными.
Пакетное сканирование – технология, которая подходит для перевода в цифру однотипных документов – одинакового размера, напечатанные на бумаге идентичной плотности, схожей контрастности.
Когда актуально потоковое сканирование
Оцифровка бумаг на поточном сканере осуществляется в случае большого объема бумажного массива и возможности автоматизировать процесс. Пакетное сканирование актуально при переводе в электронный вид бумажных архивов, анкет по завершении работы с ними, бухгалтерской документации, договоров, библиотечных каталогов, мн.др.
Преимущества перевода бумажных документов в электронный вид
- Круглосуточный доступ с любого устройства.
- Возможность и легкость редактирования.
- Быстрый поиск нужной информации по ключевому слову.
- Простой обмен между пользователями.
- Высвобождение офисных и архивных площадей.
- Абсолютная защита документов от старения, воздействия внешней среды, механических повреждений, а также исключение риска утери, кражи и несанкционированного уничтожения.
- Снижение расходов на содержание бумажного массива.
Сканирование с распознаванием и без
Оцифровка документов на потоковом сканере осуществляется обычным образом или с распознаванием, что ускоряет обработку большого объема бумаг. Во втором случае два сотрудника компании за день смогут обрабатывать (сортировать, давать оценку, определять актуальность) в среднем 15000 документов, тогда как при сканировании без распознавания на работу с таким же количеством бумаг уйдет 3-4 месяца. Выбор варианта зависит от цели перевода документации в цифру, количества и структуры документов.
Сканирование с распознаванием проводится при необходимости оцифровки большого количества (от 60 000 бумаг) документов, а также в случае, если в дальнейшем клиентом будет использоваться полнотекстовый поиск.
Перевод в цифру без распознавания осуществляется в том случае, если количество бумаг не превышает 50 000 штук, а единицей архива будет не сам документ, но папка, название которой и будет использоваться во время поиска.
Дуплексное сканирование
Это процесс сканирования документа с обеих сторон, осуществляется с помощью дуплексных потоковых сканеров. За один проход оборудование считывает обе стороны документа, что снижает энергозатраты и ускоряет процесс оцифровки бумажного массива.
Как происходит автоматическое сканирование
- Анализ бумажного массива и сортировка листов по признакам. Разброшюровка при необходимости.
- Выбор оборудования и режима.
- Получение скан образов. В процессе сканирования оператор контролирует качество результата по монитору.
- Распознавание текста с формированием структуры документа при учете таблиц, рисунков, фото, пр.
- Сверка сканов с бумажным носителем.
- Корректировка и обработка полученных образов – удаление шумов, выравнивание текста построчно, цветокоррекция, устранение пятен и др. дефектов.
- Загрузка электронных документов в облачное хранилище или любой внешний носитель, отправка на электронную почту заказчика.
Где заказать
Компания «Цифровой архив» выполнит пакетное сканирование документов. В работе используем современное оборудование и программное обеспечение, что в совокупности с большим опытом в данной сфере позволяет гарантировать оперативность решения задачи и результат лучшего качества. Цены и сервис приятно удивят клиентов. Звоните!