В процессе своего развития каждая компания стремится как можно больше расширить географию своего влияния, охватить отечественный и заявить о себе на международном рынке. Для реализации этого плана и дальнейшего продвижения компании необходимо открывать филиалы в разных частях города, в других регионах России и зарубежных странах. В этом случае эффективность работы главного офиса и удаленных филиалов зависит от правильной организации документооборота, особенно, если это касается финансовых операций и маркетинговой политики.
Моментальный обмен данными между главным офисом, филиалами и подразделениями станет возможен после перевода документации в электронный вид. Это позволит сократить «бумажную волокиту», сэкономить временные и трудозатраты, ускорить документооборот.
Как это работает
Электронный документооборот позволяет руководству и сотрудникам главного офиса и филиалов производить обмен документами через интернет. Теперь нет необходимости вручную печатать документы и нести их на подпись, так как вся документация отправляется в электронном виде через систему ЭДО, организацией которой занимается компания-оператор.
Отравитель создает документ, подписывает его электронной подписью (ЭП) и отправляет по защищенному каналу связи посредством специального ПО. Сотрудник, получивший документ, изучает и также ставит свою ЭП, о чем отправителю приходит уведомление.
Электронная подпись является законной как и физическая. Чтобы цифровой документ имел юридическую силу, на нем должна стоять электронная подпись.
Чем электронный документооборот лучше работы с бумагами
Ускорение бизнес-процессов
ЭДО не требует перестройки бизнес-процессов, но оптимизирует их. Все операции, связанные с документооборотом, будут происходить в ускоренном темпе. На создание, согласование, подписание и отправку документов понадобятся считанные минуты, при этом схема работы компании и филиалов остается привычной, то есть сотрудники так и будут продолжать работать с документацией, но уже в цифровом формате. В случае обнаружения ошибок система ЭДО укажет на необходимость корректировки, что отправитель сможет выполнить быстро и просто.
Автоматизация
При необходимости можно настроить автоматические процессы ведения бизнеса, например, обработку документов, автоматическую постановку задач, передачу документов в архив и пр., что сделает работу компании еще более эффективной и поможет сэкономить время, которое тратится на решение однотипных задач.
Кроме того, автоматизация позволяет собирать и обрабатывать аналитическую информацию в режиме реального времени, что позволяет своевременно среагировать на ситуацию, быстро принять взвешенное и эффективное решение. Такая функция ЭДО повышает качество управления бизнес-процессами.
Доступ в любое время суток
Цифровые документы доступны круглосуточно с любого устройства, где есть возможность доступа к СЭД.
Снижение затрат на печать
Перевод документов в цифру значительно уменьшает нагрузку на участок копирования и траты на оргтехнику, бумагу, расходники, зарплату сотруднику, а также снижает затраты на хранение бумажного массива в офисных помещениях и архиве, на почтовую пересылку.
Высокий уровень безопасности
Компания может и совсем отказаться от использования бумажных документов, если это позволяет законодательство РФ и той страны, где находится филиал. Некоторые документы нужно иметь и хранить только в бумажном виде. Работа только с цифровой документацией позволит исключить риск дублирования данных на различных носителях, обеспечит надежность хранения, предотвратит утечку информации и сведет к минимуму вероятность утери или несанкционированного удаления документов.
Удобство хранения
Для хранения цифровой документации не нужно оборудовать зону в офисном помещении или организовывать архив. Вся информация будет бессрочно храниться в электронном архиве компании, где ее можно быстро и легко найти, просмотреть, распечатать при необходимости на бумажный носитель.
Нужна ли компании система ЭДО
Электронный документооборот удобен для физических лиц, занятых индивидуальной деятельностью и компаний, так как упрощает обмен документами и проведение расчетов с контрагентами.
Система ЭДО является просто необходимой для крупной компании, которая ежемесячно работает с десятками тысяч внешних документов. Внедрение ЭДО снижает риски, связанные с утерей информации и ошибками в документах, что чревато проблемами с налоговой инспекцией.
Переход на электронный документооборот рекомендуется бизнесу малой и средней величины, так как ускоряет получение оплаты за товары и услуги, благодаря быстрой «доставке» финансовых документов получателю.
Кто такие операторы ЭДО
Чтобы совершить обмен электронной документацией с филиалами и подразделениями, настроить прямой канал бизнесмен может самостоятельно, однако это потребует затрат ресурсов. Более простой и быстрый вариант – подключение к оператору ЭДО, который является собственником специального программного комплекса, обеспечивающего возможность обмена электронными документами. Компания-оператор обеспечивает полноценный сервис, в том числе уведомляет налоговиков о присоединении клиента к системе ЭДО и гарантирует полную конфиденциальность, так как передача информации осуществляется по защищенным каналам связи с особым шифрованием. Кроме того, оператор проверяет подлинность электронных подписей и контролирует соблюдение требований законодательства.
Список операторов, которые одобрены ФНС, представлен на официальном сайте налоговой службы.
Порядок перехода на электронный документооборот
- Сообщить контрагентам (филиалам, подразделениям, клиентам, партнерам) о внедрении в компании ЭДО.
- Заказать электронную подпись в аккредитованном центре. ЭП должен иметь каждый сотрудник, который имеет право и будет подписывать документы от лица компании во время их отправки и получения.
- Выбрать компанию-оператора ЭДО, заключить с ним договор и зарегистрироваться на сервисе.
- Перевести бумажный массив (который уже хранится в компании) в электронный вид, обучить сотрудников работе с цифровой документацией.
Где заказать оцифровку бумажного массива
Компания «Цифровой архив» предоставляет услуги по оцифровке документов. Высокая квалификация и большой опыт работы в данной сфере, использование инновационных программ и современных технологий позволяет гарантировать клиентам оперативное выполнение поставленной задачи и лучший результат.
Заключение
Процесс организации ЭДО не составляет сложности, позволяет оптимизировать документооборот в компании и сэкономить средства, которые можно направить на развитие бизнеса.
