Создание и организация электронного архива документов

Современному бизнесу свойственно создание электронного архива документов, что помогает избежать проблем с хранением больших объемов документов. В Москве опытные специалисты ООО «Цифровой архив» возьмут на себя формирование системы электронного документооборота. Свяжитесь с нашими менеджерами по телефону и обсудите детали сотрудничества.

Рассмотрим в данной статье особенности создания электронного архива, его достоинства и основные отличия от хранения информации на бумажных носителях. Разберемся в тонкостях использования цифровых архивов.

На многих предприятиях до сих под документы хранятся в бумажном архиве, хотя создание электронного архива было бы более разумным решением. Такой традиционный способ хранения информации имеет большое количество недостатков. Распространенный негативный момент – потеря документации. Бумажные носители теряются в процессе перемещения на другое место, в результате длительного хранения, по причине повреждения целостности.

С поиском нужного бумажного документа возникают сложности, приходится перебрать целую кипу документации, процедура длительная и трудозатратная. Особенно это касается бумаг многолетней давности. Некоторые компании хранят документацию в нескольких архивах, расположенных в разных городах, что заметно усложняет процедуру поиска.

Если имеет место большой объем бумажных носителей, для их хранения потребуется отдельное помещение. Высокая ежемесячная арендная плата или покупка площади для хранения значительно увеличивает затраты на содержание архива.

Бумажные носители подвержены риску возгорания или уничтожения в результате чрезвычайной ситуации. Вода, огонь, другие факторы могут повлиять на сохранность важной документации без возможности ее восстановления. Компании редко заботятся о создании резервных копий документов и их хранении в другом месте.

Одним бумажным носителем информации не могут пользоваться несколько пользователей одновременно. Если перевести документ в цифровой вариант, его могут просмотреть сразу несколько работников дистанционно.

Вышеперечисленные ситуации подтверждают нецелесообразность хранения документов на бумажных носителях, так как есть альтернативная возможность создания современных электронных систем хранения информации.

Под электронным архивом подразумевают систему хранения информации, в которую поступает отсканированная документация. Оцифрованные документы систематизируются и структурируются согласно установленному порядку. Правила согласовываются с заказчиком, его нормами делопроизводства.

Размещение электронного архива возможно одним из способов:

• Облачное решение. В данном случае цифровой архив хранится на удаленном сервере, к которому настроен доступ через сеть интернет. Пользователи заходят по паре логин/ пароль, данные передаются по сети с применением технологии шифрования.
• Локальная версия архива. Для хранения электронных документов может использоваться локальный сервер компании, тогда информация будет доступна внутри корпоративной сети компании.

Невзирая на выбранный способ формирования электронного архива, его достоинства очевидны:

• Высокая степень защиты данных. Функционирование электронного архива подразумевает наличие доступа к информации только у автоматизированной системы. Пользователям разрешено просматривать документы согласно предоставленным правам, а так же можно настроить только режим чтения без возможности удалить или изменить документ.
• Для хранения используется два носителя информации. Один основной и второй дублирующий на котором создается резервная копия. При такой организации хранения данных на серверах, в случае выхода из строя одной машины восстанавливать документы не придется.
• Упрощается процесс поиска и выгрузки документов, например при необходимости предоставить комплекты документов при запросе налоговых органов, аудите или внутренней корпоративной необходимости.
• Возможность изменения масштаба хранилища информации. Результатом расширения бизнеса становится расширение документооборота, который требует свободного дискового пространства для хранения оцифрованной информации. Существующий электронный архив можно расширить путем приобретения дополнительных серверных дисков, которые легко добавить к существующему архиву.
• Эффективное и простое пользование электронным архивом. Для того чтобы найти нужный документ достаточно несколько раз кликнуть кнопкой мыши. Все цифровые носители размещены в общей системе. Возможности электронного архива позволяют сортировать, структурировать документацию по отдельным атрибутам, это может быть название компании, дата создания и прочее.
• Не нужно арендовать или приобретать отдельное помещение для организации электронного архива.

Преимуществ создания электронной базы данных масса, переход на использование инновационной системы способствует существенному снижению расходов на содержание архивной документации.

На любом предприятии внедрение электронных архивов производится с предварительной подготовкой. Эффективная организация цифрового хранилища напрямую зависит от правильно составленного технического задания.

Прежде всего, следует определить функциональность хранилища. Необходимо тщательно продумать возможности системы: функционал, способ хранения информации, источники внесения данных и т.п. Пользователю нужно представлять, какую систему он хочет получить в итоге.

Проведение анализа деятельности компании. Следует разобраться, с какими документами придется иметь дело, какую документацию нужно оцифровать в первую очередь.

Спланировать схему очередности создания блоков в цифровой системе. Блоки могут содержать документацию разного вида.

Проведение оценки бумажного архива. Сканирование информационных носителей можно проводить поэтапно. Приоритет целесообразно отдавать документам за последний год.

Внедрение электронных документов. Оцифрованная информация подлежит внесению в систему и использованию.

Специалисты ООО «Цифровой архив» обладают знаниями и опытом создания и оценки цифрового документооборота без использования бумажных носителей. Наша компания готова к сотрудничеству с компаниями любого масштаба. Мы гарантируем успех проекту любой степени сложности.

Прежде чем перевести документы в электронную систему, следует их оценить согласно установленным нормативам по следующим критериям:

• сохранность;
• содержание;
• срок хранения и т.п.

Основным этапом создания цифрового архива является загрузка в электронную систему структурированных документов.

На завершающем этапе загруженные документы атрибутируются и структурируются по видам. Проверяется качество загружаемых скан-образов.

• Оцифровка архива и сканирование документации выполняется одним из методов:
• поточным. Происходит загрузка бумаг в расшитом виде или отдельными листами в отсек профессионального сканера и принимаются в автоматическом режиме. Данный способ позволяет отсканировать большой объем носителей в короткий срок;
• широкоформатным. Подразумевает применение широкоформатного сканера. Метод применяют в случае сканирования чертежей и проектов.
• ручным методом со стекла экспонирования сканера, предназначенного для сканирования книг, особо хрупких или нестандартных носителей.

Документы в цифровом виде подлежат обработке, в процессе которой устраняются любые погрешности. Для расшифровки текстов применяют специальные программы. Полученный в электронном виде документ сравнивают с исходником. Выявленные неточности корректируют.