В различных сферах бизнеса и государственного управления активно применяется анкетирование. За время существования каждая организация накапливает огромное количество анкет и зачастую встает вопрос об обработке этого бумажного массива для преобразования в электронный вид и создания цифрового архива.
Способы обработки анкет
Анкеты определенной формы распечатываются и заполняются, после чего полученные данные вводятся в информационные компьютерные системы. Обработка анкет осуществляется ручным и автоматическим способом.
Ручной способ
Традиционный, но малоэффективный способ, рутинная работа, которая требует много сил и времени, предполагает немалые затраты на оплату работы группы сотрудников и оснащение рабочих мест, при этом существует высокий риск ошибок.
Ручное введение данных будет актуальным, если документы невозможно распознать или оцифровке подлежит небольшое количество анкет.
Автоматический способ
Подразумевает сканирование бумажных носителей с распознаванием данных и автоматическим упорядочиванием массива информации.
Возможности автоматической обработки документов
- Распознавание текста, написанного вручную печатными буквами. Обычная программа способна распознать печатные буквы, написанные отдельно, однако, зачастую человек игнорирует требования и пишет буквы слитно или слишком близко друг к другу.
- Распознавание рукописного текста. Разнообразие почерков и стилей написания вызывает сложности в определении слов и их написании. В результате от 10 до 30% слов в тексте не поддаются распознаванию или распознаются ошибочно.
- Распознавание меток – одиночных и группы, разных размеров и вариаций. Возможность настройки и в этом случае программой распознается лишь определенный ответ.
- Распознавание штрихкода. Анкета может содержать штрихкод, если анкетирование связано с информационной системой конкретной организации или предприятия. ПО способно распознать одномерные и двухмерные штрихкоды.
Преимущества автоматической обработки анкет
Высокое качество
Уровень распознавания рукописных символов – 98%. Корректность результата распознавания и соответствие заданному формату контролируется путем перекрестных проверок. Полностью исключен риск появления «позиционных» ошибок, тогда как при ручном вводе невнимательный оператор вполне может вписать информацию не в ту графу.
Универсальность
Автоматическая система легко настраивается под любую форму документа. Шаблон быстро и просто создается в редакторе, работа с которым не требует специальных навыков программирования. Применение API позволяет расширить функционал программы путем подключения пользовательской проверки.
Сокращение затрат
Автоматическая система не требует выделения офиса, организации рабочих мест, покупки мебели и компьютеров, выплаты зарплат сотрудникам и оплаты обучения персонала. Затраты на оплату услуг компании, которая выполнит автоматическую обработку анкет, на фоне всех перечисленных трат покажутся мизерными.
Как проводится автоматическая обработка анкет: этапы
Подготовительный
- Экспертиза бумажного массива для определения состояния и количества анкет, что позволит подобрать оптимальный метод сканирования.
- Удаление скрепок и скоб, расшивка при необходимости.
- Разделение бумаг по признакам – размеру, состоянию, назначению.
Сканирование документов
Осуществляется поточным методом. Стопки бумаг помещаются в лоток сканера с автоматической подачей. За один час такое оборудование способно отсканировать около 1000 анкет. Высокая скорость работы не снижает качество сканов. Электронные копии легко читаются, четко видны даже мелкие символы. В процессе работы оператор контролирует качество графических образов на мониторе.
Работа со сканами
- Распознавание текста.
- Сверка с бумажным носителем – выявление и ввод данных, которые по какой-либо причине не были распознаны сканером, а также проверка формата электронной анкеты и правильности введенных данных.
- Удаление пятен и загрязнений, следов заломов и сгибов и др. дефектов, которые имеются на исходнике.
Завершающий этап
С помощью новейшего программного обеспечения отсканированная информация систематизируется и анализируется. Электронные анкеты загружаются в цифровой архив организации или в облачное хранилище. Обработанная информация передается заказчику в удобном для него формате – Excel, SQL server, Access, пр.
Почему нужно доверять обработку анкет специалистам
Конечно, компания может попытаться систематизировать информацию и перевести ее в электронный вид совершенно самостоятельно. Однако, даже при наличии профессиональных сканеров правильно и качественно провести оцифровку документации не так-то просто. Для выполнения задачи нужно не только обладать знаниями, но и иметь достаточный опыт работы в данной сфере, чтобы понимать все тонкости обработки того или иного документа. Привлечение собственных сотрудников – это не только снижение продуктивности отдела, из которого были извлечены специалисты, но и низкое качество сканирования, наличие ошибок и погрешностей в электронных документах, путаницы в архиве, сложности дальнейшей работы с ним.
Компании, профессионально занимающиеся сканированием документов, оснащены прогрессивным оборудованием и лицензированным программным обеспечением, которое невозможно скачать из сети интернет. Использование услуг профессионалов гарантирует максимальный уровень распознавания текста и высокое качество скан образов.
Квалифицированный и опытный оператор сможет настроить программы и самостоятельно ввести данные, которые не были распознаны сканером, а также тщательно проверит каждую анкету на ошибки, а также правильно внести отсканированную информацию в архив, сохранить в облаке и на внешнем носителе.
Кроме того, цена оцифровки анкет невысокая. Совсем нерентабельно тратить деньги на покупку лицензированного ПО, приобретение и обслуживание дорогостоящего оборудования, если значительно дешевле обойдется привлечение услуг профессионалов один-два раза в год.