Документация большого формата имеется в каждой компании и должна храниться в строгом порядке, удобном доступе и полной безопасности. С течением времени бумага ветшает, тексты и изображения затираются. Сканирование – перевод бумажных оригиналов в цифровой формат поможет сохранить документацию в первоначальном состоянии на долгие годы, при этом получить к ней доступ можно будет в любое время дня и ночи.
Для сканирования документов А4 можно использовать обычный офисный сканер, но для бумажных исходников большого формата А2, А1, А0 и более понадобится широкоформатный сканер. Цифровые изображения отображаются в градации серого, монохромном и полноцветном вариантах.
Широкоформатное сканирование – наиболее удобный способ создания базы данных технологического, производственного, бухгалтерского, кадрового, архивного отдела любого предприятия и организации с большим объемом документации. Такая услуга обеспечивает упорядоченность документов и информационную безопасность компании.
Преимущества сканирования документов
- Существенное снижение нагрузки на сотрудников компании на всех этапах делопроизводства.
- Мгновенный доступ к материалам с ПК, телефона или планшета.
- Максимальная безопасность – доступ к документам имеет только определенная группа лиц при учете полномочий и квалификации. Кроме того, цифровая документация абсолютно защищена от пожара и затопления.
- Одновременно с документом может работать неограниченное число пользователей (при наличии допуска).
- Возможность создания любого количества резервных копий с сохранением на диске, флешке, сервере и др. носителях, что исключает вероятность полного уничтожения документа случайным или преднамеренным образом.
- Электронная документация не занимает места в офисе, что позволяет освободить полезное пространство за счет вывоза бумаг после сканирования в архив.
Широкоформатное сканирование позволяет переводить в цифровой формат чертежи, схемы, карты, толстые книги, картины, плакаты, газеты, любую документацию на бумаге, кальке и других носителях. Скан образы получаются идентичного с оригиналом качества, имеют четкие линии и сохраняют пропорции.
Как проходит сканирование крупноформатных документов
Весь процесс делится на несколько этапов:
- Подготовительный этап. Во время подготовки документа к сканированию оператор изымает скрепки, пружины, проводит разброшюровку, распределяет бумаги по признакам – постранично, по дате, по информации, пр. Старые и ветхие документы помещаются в специальную пленку для защиты листов во время работы с оборудованием.
- Преобразование информации в цифровой код. В зависимости от выбора формата, качества бумажного оригинала и содержания документа специалистами подбирается оборудование и режим оцифровки.
- Этап верификации. Здесь осуществляется распознавание отсканированного текста и изображения, если нужно – ручная реставрация.
- Дополнительная обработка. Оператор выполняет цветокоррекцию, улучшат четкость текста, устраняет следы загрязнений и сгибов, потертости, заломы краев и углов, нежелательный фон, др. погрешности, которые имеют место быть на исходнике.
- Этап систематизации документов. Проводится перевод документа в электронный архив с публикацией в облачном хранилище.
- Скан образы сохраняются на электронный носитель (в большинстве своем на USB-флешке) или отправляются заказчику через интернет.
Выбор формата
Для определения, в каком формате будет сохранен отсканированный документ, необходимо определиться с целью оцифровки бумажного оригинала.
- В формате jpeg документы сохраняются в первоначальном виде и не поддаются дальнейшей обработке.
- Текстовую и графическую документацию, отсканированную в формате pdf, можно редактировать.
- Формат tiff оптимально подходит для изображений насыщенных, глубоких цветов.
Правильно выбрать формат поможет менеджер копировального центра, который будет оформлять заказ.
Режим сканирования
Профессиональное широкоформатное сканирование осуществляется на мощном высокопроизводительном оборудовании. Для работы с большим объемом документации, например, договорами, архивами, кадровыми бумагами и бухгалтерией, используется поточный способ оцифровки данных. Для чего бумажные документы помещаются в лоток оборудования с автоматической подачей, что позволяет отсканировать около 1000 листов за 1 час. Высокая скорость работы не снижает качества скан образов. Электронные копии читаются легко, при необходимости с них можно распечатать информацию на бумажный носитель.
Ручной режим задействуется при необходимости сканирования отдельных листов или если нет возможности предварительно расшить документы. В этом случае скорость выполнения заказа будет значительно ниже.
Итоги
Широкоформатное сканирование документов – неотъемлемая часть документооборота в современном мире цифровых технологий. Услуга востребована в научной и производственной сфере, государственной и бизнес деятельности, а также для выполнения приватных задач.
Компания «Цифровой архив» выполнит широкоформатное сканирование документации любого типа и сложности. Использование прогрессивного оборудования и большой опыт наших сотрудников позволяет гарантировать получение цифровых копий отличного качества. Цены и условия приятно удивят клиентов. По всем вопросам звоните нам по телефону 8 (495) 744-33-25 или оставляйте заявку на сайте.